Politique de confidentialité et conditions d'utilisation

Worknilo (« Worknilo », « nous ») fournit un logiciel de gestion d’effectifs aux employeurs et à leurs employés. Notre produit de gestion d’effectifs est offert sous le nom Worknilo Pulse. Cette politique décrit comment nous traitons les renseignements lorsque vous utilisez Worknilo Pulse, notre admin web à app.worknilo.com, nos applications mobiles pour iOS et Android, et notre site public à worknilo.com.

Pour chaque employeur (une « organisation » Worknilo), cet employeur est le responsable du traitement des renseignements de son équipe. Worknilo agit comme sous-traitant en son nom.

Nous collectons uniquement ce qui est nécessaire au fonctionnement du service :

• Renseignements de compte. nom, courriel professionnel et, au besoin, numéro de téléphone et photo de profil.
• Données d’authentification. mot de passe chiffré et jetons de session gérés par notre fournisseur d’authentification.
• Position précise. capturée seulement lorsque vous appuyez sur Pointer l’entrée ou Pointer la sortie dans l’app mobile, pour confirmer que vous êtes sur le site de travail. Nous ne suivons pas votre position en arrière-plan.
• Photos. seulement lorsque vous choisissez une photo de profil ou téléversez une image dans une tâche ou un formulaire.
• Données de travail. quarts, entrées de temps, tâches, messages et autres enregistrements créés par vous ou votre employeur.
• Jetons de notification push. si vous activez les notifications, pour pouvoir les envoyer.
• Liens d’abonnement au calendrier. si vous choisissez de vous abonner dans Calendrier Apple ou Google Calendar, nous fournissons une URL personnelle qui inclut vos quarts assignés et les noms de site. Vous pouvez régénérer ou cesser d’utiliser ce lien en tout temps dans les paramètres de l’app mobile. Worknilo Pulse ne lit ni n’écrit directement dans le calendrier de votre appareil.
• Données d’utilisation et d’appareil de base. adresse IP, type d’appareil et version du système d’exploitation pour la sécurité et la fiabilité.
• Analytique du site web. sur worknilo.com, nous utilisons Google Analytics pour comprendre quelles pages sont consultées, comment les visiteurs arrivent, ainsi que des renseignements de base sur l’appareil et le navigateur. Cela nous aide à améliorer le site public. Nous n’utilisons pas Google Analytics à des fins publicitaires.

• Pour faire fonctionner les fonctionnalités activées par votre employeur (horaire, pointage, tâches, clavardage, etc.).
• Pour vous authentifier et sécuriser votre compte.
• Pour envoyer des courriels transactionnels (invitations, réinitialisation de mot de passe).
• Pour répondre à vos demandes de soutien.
• Pour améliorer la fiabilité et prévenir les abus.

Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Nous ne vendons pas vos renseignements. Nous les partageons seulement avec des fournisseurs de services de confiance qui nous aident à exploiter Worknilo Pulse en notre nom (sous-traitants), dans le cadre d’ententes de confidentialité et de protection des données.

Ces fournisseurs peuvent couvrir des catégories telles que :

• Traitement des paiements. gestion des abonnements et facturation.
• Envoi de courriels. messages transactionnels tels que les invitations, les réinitialisations de mot de passe, les notifications et les réponses au soutien.
• Notifications push. livraison de notifications mobiles.
• Surveillance des erreurs. fiabilité des applications et signalement des plantages.
• Analytique du site web. Google Analytics sur worknilo.com pour des mesures agrégées de trafic et de pages vues.
• Géocodage et autocomplétion d’adresse. services basés sur la localisation.

Chaque fournisseur ne reçoit que les renseignements nécessaires à son rôle. Une liste à jour des sous-traitants est disponible sur demande via notre demande de sous-traitants.

Nous conservons vos renseignements tant que votre compte est actif. Lorsque vous supprimez votre compte, nous retirons immédiatement votre capacité à vous connecter, effaçons vos coordonnées et votre nom d’affichage, et suspendons vos adhésions. Les dossiers sensibles tels que les informations fiscales et bancaires sont définitivement supprimés de nos systèmes dans les 30 jours.

Votre nom peut rester visible dans les enregistrements de travail historiques (p. ex. les entrées de temps et les quarts) que votre employeur conserve à des fins légales ou de paie. Aucune autre donnée personnelle n’est conservée après la fenêtre de purge de 30 jours.

• Accès et correction. mettez à jour votre profil dans l’app mobile ou demandez à votre administrateur.
• Suppression. supprimez votre compte dans Paramètres sur mobile, ou utilisez notre formulaire de suppression.
• Permission de localisation. révoquez-la à tout moment dans les réglages de votre téléphone. La fonction de pointage vous demandera alors de la réactiver.
• Notifications. désactivez-les dans les réglages système de votre téléphone.
• Portabilité des données. demandez une copie de vos données personnelles via notre formulaire d’export de données. Nous répondrons dans un délai de 30 jours dans un format lisible par machine.

Worknilo Pulse est un produit de travail destiné aux adultes. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements auprès de personnes de moins de 16 ans.

Toutes les données sont chiffrées en transit (HTTPS) et au repos. Les numéros d’assurance sociale (NAS), les détails bancaires et les coordonnées des contacts d’urgence sont chiffrés au niveau des colonnes à l’aide d’un chiffrement standard de l’industrie. Les jetons d’authentification sur mobile sont stockés dans le coffre sécurisé de l’appareil. Nous suivons des pratiques alignées sur les normes SOC pour protéger vos renseignements.

En cas de changement important, nous mettrons à jour la date « Dernière mise à jour » ci-dessus et, le cas échéant, vous en informerons dans le produit ou par courriel.

En créant un compte, en acceptant une invitation ou en utilisant Worknilo Pulse (le « Service »), vous acceptez ces conditions d’utilisation et notre politique de confidentialité ci-dessus. Si vous n’acceptez pas, n’utilisez pas le Service.

Si vous utilisez Worknilo Pulse au nom d’un employeur, vous déclarez avoir l’autorité d’engager cette organisation à respecter ces conditions.

Worknilo Pulse offre des outils de gestion d’effectifs incluant la planification, le suivi du temps, les tâches, les formulaires, la messagerie et des fonctionnalités connexes. Les employeurs s’abonnent via l’admin web; les employés accèdent au Service par les applications mobiles et, le cas échéant, le web.

Nous pouvons mettre à jour, améliorer ou retirer des fonctionnalités. Nous ne réduirons pas de façon importante les fonctionnalités essentielles sans préavis raisonnable lorsque c’est possible.

• Employeurs. créent des organisations et invitent des membres. Vous êtes responsable de la facturation, du nombre de sièges et de l’usage du Service par votre organisation.
• Employés. sont invités par leur employeur. Vous devez utiliser des coordonnées professionnelles exactes et garder vos identifiants confidentiels.
• Vous ne pouvez pas partager de comptes, usurper l’identité d’autrui ni accéder à des organisations non autorisées.
• Prévenez-nous rapidement via notre formulaire de signalement en cas d’accès non autorisé suspecté.

Vous acceptez de ne pas :

• Utiliser le Service à des fins illégales ou contraires aux lois applicables.
• Tenter de sonder, analyser ou tester la vulnérabilité de nos systèmes.
• Perturber le Service ou l’accès d’autres utilisateurs.
• Téléverser des logiciels malveillants, du pourriel ou du contenu violant des droits.
• Désosser ou copier le Service sauf si la loi le permet.
• Falsifier la localisation de pointage, les heures ou d’autres données de travail.

Nous pouvons suspendre ou résilier l’accès si nous croyons raisonnablement que vous avez violé ces conditions ou présentez un risque pour la sécurité.

Les organisations qui utilisent Worknilo Pulse sont responsables de la conformité de leur équipe aux lois du travail, à la vie privée et en milieu de travail. Cela inclut d’obtenir les consentements requis pour la vérification de localisation, d’informer le personnel des pratiques de surveillance et d’assurer l’exactitude des données de paie et d’horaire.

Worknilo traite les données des employés selon les instructions de l’employeur. Pour toute question sur l’usage de vos données par votre employeur, contactez-le d’abord.

Les abonnements employeur sont facturés par siège via l’admin web. Les tarifs, les modalités de paiement et les factures sont convenus entre Worknilo et l’organisation abonnée. Les employés n’ont pas à payer pour utiliser l’application mobile.

Les frais ne sont pas remboursables sauf si la loi l’exige ou si votre entente avec Worknilo le prévoit explicitement.

Worknilo, ses logos, logiciels et documentation nous appartiennent ou appartiennent à nos concédants. Nous vous accordons une licence limitée, non exclusive et non transférable pour utiliser le Service à sa fin prévue tant que votre compte est actif.

Vous conservez la propriété du contenu que vous soumettez (messages, photos, réponses de formulaires, etc.). Vous nous accordez une licence pour héberger, traiter et afficher ce contenu uniquement pour exploiter le Service pour votre organisation.

Le Service est fourni « tel quel » et « selon disponibilité ». Dans la mesure permise par la loi, nous déclinons toute garantie, expresse ou implicite, y compris la qualité marchande, l’adéquation à un usage particulier et la non-contrefaçon. Nous ne garantissons pas un fonctionnement ininterrompu ou sans erreur.

Dans la mesure permise par la loi, Worknilo et ses dirigeants, administrateurs et fournisseurs ne seront pas responsables des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs, ni de la perte de profits, de données ou de goodwill découlant de votre utilisation du Service.

Notre responsabilité totale pour toute réclamation liée au Service est limitée au plus élevé de (a) ce que vous nous avez payé dans les douze mois précédant la réclamation, ou (b) cent dollars canadiens (100 $ CAD), sauf si une telle limitation est interdite par la loi.

Vous pouvez cesser d’utiliser le Service à tout moment. Les employeurs peuvent annuler leur abonnement via le portail admin. Les employés peuvent supprimer leur compte dans Paramètres sur mobile.

Nous pouvons suspendre ou résilier des comptes qui violent ces conditions ou restent inactifs sous un abonnement expiré. Les dispositions qui doivent survivre à la résiliation (y compris les limites de responsabilité et la propriété intellectuelle) continueront de s’appliquer.

Nous pouvons mettre à jour ces conditions de temps à autre. Les changements importants seront reflétés dans la date « Dernière mise à jour » en haut de cette page. L’usage continu après l’entrée en vigueur des changements vaut acceptation des conditions révisées.

Ces conditions sont régies par les lois de la province de l’Ontario et les lois fédérales du Canada applicables, sans égard aux règles de conflit de lois. Les litiges seront tranchés devant les tribunaux de l’Ontario, sauf si les lois de protection des consommateurs de votre juridiction exigent autrement.